بناء فريق عمل ناجح

فرق العمل هي:

جماعات يتم إنشاؤها داخل الهيكل التنظيمي لتحقيق هدف أو مهمة محددة تتطلب التنسيق والتفاعل والتكامل بين أعضاء الفريق، ويعتبر أعضاء الفريق مسئولين عن تحقيق هذه الأهداف، كما أن هناك قدر كبير من التمكين للفريق في اتخاذ القرارات.

أهداف بناء فرق العمل هي:

1- بناء روح الثقة والتعاون بين الأفراد.
2- تنمية مهارات الأفراد، وزيادة مداركهم.
3- تنمية مهارات المديرين في تحسين العلاقات داخل المنظمة بين الرؤساء والمرؤوسين.
4- تنمية مهارات حل الصراعات والمنازعات بين الأفراد والمجموعات.
5- توفير الاتصال المفتوح بين أجزاء المنظمة وبما يؤدي إلى مزيد من الشفافية والوضوح في مواجهة القضايا والمشكلات.
6- إعطاء مزيد من الوقت للمدراء للتركيز على فعالية المنظمة في مجالات التخطيط ووضع الأهداف.
7- زيادة تدفق المعلومات بين أجزاء المنظمة.
8- الاستخدام الأمثل للموارد والإمكانات المتاحة وبما يحقق كفاءة الأداء.
9- تهيئة البيئة المناسبة لتحسين الخدمات والمنتجات التي تقدمها المنظمة. 

أنواع الأفراد الموجودين في المجموعة:- 

1- النوع المحب للمشاجرة:- 

كن هادئاً لا تدعهم يقحموك في المشاكل.

2- النوع الإيجابي:- 

إنهم يساعدونك جداً في النقاشات، تقبل مساهماتهم وأفكارهم واستعمل هذه المساهمات كثيراً.

3- النوع الذي يعرف كل شيء:-

دع أعضاء المجموعة يتعاملون مع نظريات هذا الشخص.

4- النوع الثرثار:- 

تدخل واقطع عليهم الحديث بلباقة، حدد لهم الوقت عندما يبدأون في الحديث.

5- النوع الخجول:- 

أعطهم أسئلة، حاول زيادة ثقتهم بأنفسهم وأعطهم التشجيع ما أمكن.

6- النوع الرافض:- 

تعامل مع طموحاتهم، أعط التقدير لمعارفهم وتجاربهم واستعملها.

7- النوع غير المبالي:- 

اسألهم عن عملهم، ودعهم يعطوك امثلة على تجاربهم أو من الأشياء التي يجدونها ممتعة.

8- النوع المتعالي:- 

لا تنتقدهم، قل لهم نعم كأسلوب للتخلص منهم.

9- المتسائل والمصر على الحصول على أجوبة لأسئلته:- 

هذه النوعية تحاول تصيد أخطاء رئيس الجلسة، حاول أن تعيد أسئلتهم للمجموعة للتفكير بها والإجابة عليها.

خصائص وسمات أعضاء الفريق التي تمكنهم من تحقيق فعالية وكفاءة الفريق ما يلي:- 

1- المشاركة: أي مدى اهتمام أعضاء الفريق بالمساهمة في أنشطة الفريق بصورة فعالة.
2- التعاون: وهو مدى توفر الرغبة لدى أعضاء الفريق للعمل الجماعي للوصول إلى النتائج.
3- المرونة: وهي درجة تقبل كل عضو في الفريق لآراء الآخرين، والتنازل عن المواقف الثابتة لصالح الفريق.
4- الحساسية: وهي درجة ميل أعضاء الفريق لعدم الإساءة لمشاعر بعضهم بعضاً، ومدى اهتمامهم لتكوين جو نفسي مريح.
5- تحمل المخاطر: وهو مدى استعداد أعضاء الفريق لمواجهة المواقف الصعبة التي تواجه الفريق، والعمل على تحدي نقاط ضعف الخطط والاستراتيجيات لحفز الأعضاء على مواجهتها وتذليلها.
6- الالتزام: وهو مدى شعور الفرد للعمل بإخلاص لتحقيق أهداف المنظمة وهذا يتطلب انسجام أهداف المنظمة مع أهداف الفريق، والتقسيم العادل للمهام بين الأعضاء.
7- التيسير: وهو مدى ميل أعضاء الفريق لتقديم مقترحات حل المشكلات، وتسوية النزاعات ضمن الفريق وتوضيح مهام وقضايا العمل التي يواجهها الفريق.
8- الانفتاح: وهي مدى ميل أعضاء الفريق لتقديم معلومات للآخرين عن التخطيط وحل المشكلات، وحرية التعبير عن المشاعر ووجهات النظر.

خطوات بناء فرق العمل:-

1- تحديد الحاجة للفريق.
2- تعيين قائد للفريق.
3- توضيح المهمة، والتوقعات.
4- تشكيل الفريق.
5- المشاركة في صياغة الرؤية والأهداف.
6- تصميم خطوات العمل ووضع معايير الأداء.
7- توزيع المهام وتحديد الأدوار.
8- المحافظة على الأداء الفعّال.
9- الإنهاء والاحتفال.

مراحل تشكيل الفريق:- 

1. التشكيل المبدئي:
ما الهدف، ما الأدوار، ما القوانين التي تحكم هذا الفريق. (على شكل تساؤلات)

2. الصراع:
مثل الصراع على القيادة، أو فرض الرأي، أو خلاف بين مجموعات داخل الفريق، أو حول المهمة المطلوبة.

3. بناء القواعد والنظم:
لحل المشكلات، لسلوك أعضاء الفريق، للتعامل، تحديد هوية المجموعة، طرق حل الصراع.

4. العمل والأداء الجيد:
حل المشكلات والتغلب عليها، وضوح أهداف المجموعة، أهداف مرنة، تنافس جيد.

5. مرحلة الإنهاء:
تحديد نجاح المشروع أو فشله ويسود الابتهاج في حالة النجاح والسخط والغضب في حالة الفشل.

القائد الماهر للفريق:

_ يقترح مهاماً.
_ يقترح إجراءات.
_ يدعم الموظفين.
_ يدير الخلافات.
_ يتجنب الدفاع والهجوم.
_ يتأكد من فهم الفريق.
_ يلخص التقدم الحاصل.
_ يبحث عن المعلومات.
_ يعطي المعلومات.
_ يتجنب المقاطعة.
_ يشجع مشاركة الآخرين.
_ يستخدم الصمت.
_ يجيد الاستماع.

الهدف من ادارة الفريق:- 

_ توزيع أعمال.
_ تنظيم مجهود.
_ ابتكار حلول.
_ صد النزاع.

إدارة الوقت فى فريق العمل:- 

إدارة الوقت " إدارة الأنشطة والأعمال التي تؤدى في الوقت، وتعني الاستخدام المثل للوقت وللإمكانيات المتوفرة وبطريقة تؤدي إلى تحقيق أهداف هامة وتتضمن إدارة الوقت معرفة كيفية قضاء الوقت في الزمن الحاضر وتحليلها والتخطيط للاستفادة منه بشكل فعال في المستقبل ".

إدارة الوقت تعني " إدارة الذات، وإدارة شؤون الوظيفة بما يكفل الحصول على النتائج المحددة في الوقت المتاح... وهي تعني الاستخدام الأمثل للمواد المتاحة بما فيها الوقت ".

إدارة المخاطر:- 

هي جزء أساسي في الإدارة الإستراتيجية لأي منظمة، هي الإجراءات التي تتبعها المنظمات بشكل منظم لمواجهة الأخطار المصاحبة لأنشطتها، بهدف تحقيق المزايا المستدامة من كل نشاط ومن محفظة كل الأنشطة.

التركيز الأساسي لإدارة المخاطر الجيدة هو التعرف عليها ومعالجة هذه الأخطار؛ حيث أن إدارة المخاطر تساعد علي فهم الجوانب الإيجابية والسلبية المحتملة لكل العوامل التي قد تؤثر علي المنظمة، فهي تزيد من احتمال النجاح وتخفض كلا من احتمال الفشل وعدم التأكد من تحقيق الأهداف العامة للمنظمة .

خطوات عملية إدارة المخاطر

1- التخطيط: لعملية إدارة المخاطر ورسم خريطة نطاق العمل والأساس والمعايير الذي سيعتمد عليها وكذلك تعريف إطار للعملية وأجندة للتحليل.
2- التعرف على المخاطر وتحديدها.
3- تحليل المخاطر.
4- وصف المخاطر.
5- تقدير المخاطر.
6- تقييم المخاطر.
7- إعداد تقارير المخاطر والاتصالات.
8- معالجة المخاطر.
9- مراقبة ومراجعة عمليات إدارة المخاطر.